Kirja syntyy kustantajan ja kirjailijan yhteistyönä. Kirjailija tekee luovaa työtä ja kustantaja tukee hänen työtään prosessin kaikissa vaiheissa.
Kustantaja huolehtii, että käsikirjoituksen pohjalta syntyy valmis kirja, sekä saattaa yhteen kirjat ja niiden lukijat. Kirjan menestys on tekijän ja kustantajan yhteinen tavoite.
Jotta käsikirjoitus muuttuu kirjaksi ja löytää lukijansa, tarvitaan kustantamossa monenlaista osaamista eri työvaiheissa.
Kustantamoissa käydään läpi käsikirjoituksia ja kirjaideoita, etsitään uusia kirjailijoita, seurataan kirjamarkkinoita ja niiden trendejä. Kustantamo harkitsee, mitkä teokset sopivat kustannusohjelmaan ja tekee arvion teosten kaupallisesta kannattavuudesta.
Kustantamo käy kiinnostavien käsikirjoitusten pohjalta neuvottelut kustannussopimuksesta tekijöiden kanssa. Kustantaja kantaa kirjasta taloudellisen vastuun. Kustantamo suunnittelee, budjetoi ja aikatauluttaa kirjan tekoprojektin kaikkine vaiheineen.
Kustantamo huolehtii kirjan teossa tarvittavien ammattilaisten valitsemisesta ja huolehtii yhteyksistä eri suuntiin. Kustannustoimittaja auttaa kirjoittajaa tai kääntäjää hiomaan käsikirjoituksen julkaisukuntoon.
Kustantamo valitsee kirjalle tarvittaessa kuvittajan sekä graafikon, joka suunnittelee kirjan ulkoasun ja taittaa tekstisisällön julkaisua varten.
Kun sisältö on valmis, alkaa kirjan tuottaminen luettavaan muotoon. Kustantamo sopii kirjan painamisesta, valitsee teoksen toteutukseen sopivat materiaalit ja tekniikat sekä päättää painosmäärästä. Usein teoksesta tuotetaan myös sähköinen versio, mikä vaatii omanlaistaan teknistä osaamista.
Mikäli teoksesta tuotetaan äänikirja, kustantamo valitsee sopivan lukijan ja tuottaa lukuohjeet sekä organisoi nauhoituksen. Usein myös käsikirjoitus vaatii muokkaamista, jotta teos voidaan toteuttaa äänikirjaksi.
Kustantamo huolehtii myös kirjaan liittyvästä viestinnästä ja markkinoinnista – sekä ennakkomarkkinoinnista ennen julkaisua että julkaisupäivän jälkeen. Kustantamo markkinoi kirjaa kirjakaupoille ja muille jälleenmyyjille sekä yhä enemmän suoraan lukijoille.
Kustantamo toimittaa valmiin kirjan myytäväksi kirjakauppoihin ja muille jälleenmyyjille ja kirjastoihin sekä sähköisen version lukuaikapalveluihin. Moni kustantaja myös myy kirjoja omassa verkkokaupassaan tai myymälässään.
Tärkeä osa kustantamon työtä on kirjan tekijänoikeuksien hallinnointi ja valvonta sekä mahdollinen käännösoikeuksien myynti. Kustantamo myös huolehtii tekijänpalkkioiden maksamisesta tekijälle. Mikäli teos menestyy, kustantaja päättää mahdollisten uusien painosten tai formaattien tuottamisesta.
Kirjat ovat yksilöitä kuten niiden kirjoittajatkin. Kirjantekoprosessi ei koskaan toistu aivan samanlaisena, mutta se voi edetä esimerkiksi näin: